Polityka Prywatności i Cookies

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Ewa Sieńkowska-Osmoła
prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Medispot — Klinika Stomatologiczna i Estetyki Twarzy

Siedziba: ul. ks. Jerzego Popiełuszki 17, 01-595 Warszawa
NIP: 525-218-40-60
REGON: 140547081

Placówki:

Medispot Warszawa — ul. S. Dygata 3 lokal U2, 01-748 Warszawa, tel. +48 570 575 576
Medispot Pułtusk — ul. 3 Maja 16, 06-100 Pułtusk, tel. +48 602 424 348

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych oraz korzystaniem z praw wynikających z RODO możesz skontaktować się z Administratorem listownie, telefonicznie lub mailowo (dane kontaktowe w pkt 13).

2. Definicje

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
Administrator: Podmiot wskazany w pkt 1 niniejszej Polityki, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.
Dane osobowe: Wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (Użytkownika, Pacjenta).
Przetwarzanie: Operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, udostępnianie i usuwanie.
Użytkownik: Każda osoba fizyczna odwiedzająca stronę internetową medispot.pl lub korzystająca z usług kliniki.
Pacjent: Użytkownik korzystający ze świadczeń zdrowotnych w klinice Medispot.
Pliki cookies: Niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez stronę internetową i przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Udzielanie świadczeń zdrowotnych, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej, realizacja praw pacjenta	Art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej
Rejestracja wizyt, kontakt telefoniczny i mailowy w celu umówienia/potwierdzenia/zmiany wizyty	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy)
Obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefonicznie	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora — udzielanie odpowiedzi na zapytania)
Wystawianie faktur, prowadzenie rachunkowości, rozliczenia podatkowe	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i ustawą o podatku od towarów i usług
Marketing własnych usług (newsletter, informacje o promocjach)	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) — w przypadku komunikacji elektronicznej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w pozostałych przypadkach
Statystyki, analityka strony, ulepszanie usług	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda w zakresie cookies analitycznych)
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)
Prowadzenie profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — informowanie o usługach i budowanie relacji)

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL (w przypadku pacjentów), data urodzenia
Dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania/korespondencyjny
Dane szczególnej kategorii (dane o zdrowiu) — wyłącznie w odniesieniu do pacjentów: wywiad medyczny, diagnozy, plan leczenia, dokumentacja zdjęciowa (RTG, CBCT, zdjęcia kliniczne), informacje o przyjmowanych lekach i alergiach
Dane finansowe: dane do faktury (NIP firmy), historia płatności
Dane techniczne: adres IP, identyfikator urządzenia, typ przeglądarki, system operacyjny, dane z plików cookies, dane o aktywności na stronie
Wizerunek — wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody (np. zdjęcia "przed/po", materiały marketingowe)

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w przypadku świadczeń zdrowotnych może być warunkiem niezbędnym do ich realizacji — wynika to z przepisów prawa dotyczących dokumentacji medycznej.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

Dokumentacja medyczna pacjentów — co do zasady przez okres 20 lat od daty ostatniego wpisu, zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (lub krócej/dłużej w przypadkach przewidzianych w tej ustawie)
Dokumenty księgowe i podatkowe — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing, newsletter) — do czasu wycofania zgody
Dane do obrony przed roszczeniami — przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (zwykle do 6 lat)
Dane z formularzy kontaktowych — przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, nie dłużej niż 12 miesięcy
Dane z plików cookies — zgodnie z ustawieniami opisanymi w pkt 8

Uwaga dotycząca prawa do bycia zapomnianym: W przypadku danych zawartych w dokumentacji medycznej prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów szczególnych — Administrator jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji medycznej przez okresy wskazane w ustawie o prawach pacjenta.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

Personel medyczny i administracyjny kliniki — w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków
Laboratoria protetyczne i diagnostyczne — w zakresie niezbędnym do realizacji świadczeń
Inni lekarze i specjaliści — w przypadku konsultacji lub kontynuacji leczenia, za Twoją zgodą lub na podstawie przepisów prawa
Dostawcy oprogramowania medycznego (systemy do prowadzenia dokumentacji, rejestracji wizyt, archiwizacji RTG/CBCT)
Dostawcy systemu rezerwacji online (estomedregistration.azurewebsites.net)
Dostawcy usług hostingowych i informatycznych
Biuro księgowe
Operatorzy płatności elektronicznych (jeśli dotyczy)
Dostawcy usług analitycznych i reklamowych (np. Google, Meta — wyłącznie za Twoją zgodą cookies)
Kancelarie prawne — w przypadku roszczeń lub sporów
Organy publiczne — gdy wynika to z obowiązku prawnego (NFZ, ZUS, US, sądy, policja)

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, są zobowiązane umową powierzenia danych zgodną z art. 28 RODO.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz uzyskać informację, czy Twoje dane są przetwarzane oraz otrzymać ich kopię
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — „prawo do bycia zapomnianym"; z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów o dokumentacji medycznej
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy
Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celach marketingowych
Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem
Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl)

W celu skorzystania z powyższych praw skontaktuj się z Administratorem (dane w pkt 13). Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

8. Pliki cookies

Strona medispot.pl wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka") oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania, poprawy komfortu korzystania, prowadzenia statystyk i — za Twoją zgodą — działań marketingowych.

8.1. Czym są pliki cookies?

Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w pamięci Twojej przeglądarki podczas odwiedzania strony. Pozwalają one rozpoznać Twoje urządzenie i odpowiednio dostosować zawartość strony.

8.2. Rodzaje plików cookies wykorzystywanych na stronie

Cookies niezbędne (konieczne) — zapewniają prawidłowe działanie strony (np. zapamiętanie wybranego języka, trybu jasnego/ciemnego, wybranej kliniki). Nie wymagają zgody.
Cookies analityczne — pozwalają zbierać anonimowe statystyki ruchu (np. Google Analytics). Wymagają Twojej zgody.
Cookies marketingowe — wykorzystywane do dostarczania spersonalizowanych reklam i mierzenia ich skuteczności (np. Meta Pixel, Google Ads). Wymagają Twojej zgody.
Cookies funkcjonalne — umożliwiają wzbogacenie funkcjonalności (np. osadzone mapy Google). Wymagają Twojej zgody.

8.3. Zarządzanie cookies

Możesz w dowolnym momencie zmienić swoje preferencje dotyczące plików cookies:

Możesz również zarządzać plikami cookies bezpośrednio w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Wyłączenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony.

9. Narzędzia analityczne i marketingowe

Po wyrażeniu odpowiednich zgód strona może wykorzystywać następujące narzędzia:

Google Analytics (Google Ireland Limited) — analiza ruchu na stronie
Google Ads — emisja reklam i pomiar ich skuteczności
Meta Pixel / Facebook Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) — działania marketingowe na Facebooku i Instagramie
Google Maps — wyświetlanie mapy z lokalizacją klinik
YouTube (Google Ireland Limited) — odtwarzanie osadzonych materiałów wideo

Każde z tych narzędzi ma własną politykę prywatności — zachęcamy do zapoznania się z nimi.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy narzędzi (np. Google, Meta) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, m.in. w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia:

Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (SCC)
Korzystanie z dostawców objętych Data Privacy Framework (DPF)
Stosowanie dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych

Dane pacjentów (dokumentacja medyczna) nie są przekazywane poza EOG.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych, w tym:

Szyfrowanie transmisji danych (protokół HTTPS/TLS)
Kontrolę dostępu — dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby
Regularne tworzenie kopii bezpieczeństwa
Aktualizacje systemów i oprogramowania
Szkolenia personelu z zakresu ochrony danych
Procedury reagowania na naruszenia ochrony danych

Mimo stosowanych zabezpieczeń żaden system informatyczny nie jest w 100% odporny na zagrożenia — w przypadku naruszenia ochrony danych Administrator powiadomi o tym właściwy organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 33 i 34 RODO.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych usług lub zmiany sposobu przetwarzania danych. O zmianach informujemy poprzez publikację nowej wersji Polityki na tej stronie. Zalecamy okresowe sprawdzanie aktualnej treści dokumentu.

13. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

Medispot — Ewa Sieńkowska-Osmoła

📍 ul. ks. Jerzego Popiełuszki 17, 01-595 Warszawa
📞 Warszawa: +48 570 575 576
📞 Pułtusk: +48 602 424 348
📧 e-mail: kontakt@medispot.pl